Adatvédelmi tájékoztató

1. Adatkezelő megnevezése

Név: Tóth Gergő EV
Székhely: 1163 Budapest, Máté u. 2.
E-mail: info@medivox.hu
Weboldal: https://medivox.hu

2. A tájékoztató célja és hatálya

Jelen adatvédelmi tájékoztató célja, hogy az érintetteket tájékoztassa a MediVox szolgáltatás (medivox.hu weboldal és app.medivox.hu alkalmazás) keretében végzett adatkezelési tevékenységekről az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR) és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) alapján.

3. Kezelt személyes adatok körei

3.1 Weboldal látogatók

• IP-cím, böngésző típusa, operációs rendszer
• Látogatás időpontja, megtekintett oldalak
• Cookie-khoz kapcsolódó adatok (lásd: Cookie szabályzat)

3.2 Demó igénylők

A demó igénylés során megadott adatok:

• Telefonszám
• Név
• E-mail cím
• Rendelő neve

3.3 Alkalmazás felhasználók (orvosok, rendelők)

• Regisztrációs adatok (név, e-mail, telefonszám)
• Rendelő adatai (név, cím, nyitvatartás, kezelések)
• Naptári adatok (Google Calendar szinkronon keresztül)
• Számlázási adatok

3.4 Páciensek (AI híváskezelés)

• Telefonszám
• Név (ha megadja)
• Időpont-foglalási adatok (kért időpont, kezelés típusa)
• Hívás hangfelvétele (átmeneti feldolgozás céljából)

4. AI-alapú híváskezelés és átláthatóság

A MediVox mesterséges intelligencia (AI) alapú telefonos asszisztenst üzemeltet, amely automatikusan fogadja és kezeli a beérkező hívásokat. A GDPR 13. cikk (2) bekezdés f) pontjával és a 22. cikkel összhangban tájékoztatjuk az érintetteket:

• Minden AI által fogadott hívás elején egyértelmű tájékoztatás hangzik el arról, hogy automatizált rendszerrel beszél a hívó fél.
• Az AI kizárólag időpont-foglalási és információs célra szolgál, orvosi tanácsot nem ad.
• A hívó fél bármikor kérheti élő munkatárs kapcsolását.
• Az AI döntéshozatala (időpont-javaslat) nem minősül a GDPR 22. cikk szerinti, kizárólag automatizált döntéshozatalnak, mivel a végső időpont-megerősítést a felhasználó (rendelő) végzi.

5. Az adatkezelés jogalapja

Adatkezelési cél	Jogalap (GDPR 6. cikk)
Weboldal működtetése, cookie-k	Hozzájárulás (a) pont; Jogos érdek (f) pont — szükséges cookie-k
Demó igénylés feldolgozása	Hozzájárulás (a) pont
Szolgáltatás nyújtása (app)	Szerződés teljesítése (b) pont
AI híváskezelés, időpontfoglalás	Szerződés teljesítése (b) pont; Jogos érdek (f) pont
Számlázás	Jogi kötelezettség (c) pont

6. Egészségügyi adatok kezelése

A MediVox rendszer a GDPR 9. cikke szerinti különleges adatkezelési szabályokat alkalmazza. Az AI asszisztens kizárólag időpont-foglalási adatokat kezel (kezelés típusa, kért időpont), és nem kér, nem tárol és nem dolgoz fel egészségügyi diagnózist, leleteket vagy kórtörténetet.

A kezelés típusának megnevezése (pl. „fogászati kontroll") önmagában nem minősül a GDPR 9. cikke szerinti egészségügyi adatnak, amennyiben abból nem következtethetők közvetlenül egészségügyi állapotra vonatkozó információk. Ennek ellenére a rendszer adatminimalizálási elvet követ.

7. Adatfeldolgozók

Adatfeldolgozó	Cél	Székhely / Adattárolás
Hetzner Online GmbH	Szerver hosting	EU (Németország, Finnország)
OpenAI, L.L.C.	Nagy nyelvi modell (LLM) az AI híváskezelés szövegmegértéséhez és válaszgenerálásához (GPT modellcsalád), valamint beszédfelismerés (speech-to-text, gpt-4o-transcribe)	USA — SCCs alapján; OpenAI Zero Data Retention / API-data nem használható modelltanításra
Anthropic, PBC	Nagy nyelvi modell (LLM) az AI híváskezelés szövegmegértéséhez és válaszgenerálásához (Claude modellcsalád)	USA — SCCs alapján; API-data nem használható modelltanításra
Deepgram, Inc.	Beszédfelismerés (speech-to-text)	USA — SCCs alapján
ElevenLabs Inc.	Beszédszintézis (text-to-speech)	USA — SCCs alapján
Cal.com Inc.	Időpontfoglalás, naptár szinkron	USA — SCCs alapján
Vercel Inc.	Weboldal és űrlap-feldolgozó hosting (Frankfurt régió)	USA — SCCs alapján; feldolgozás EU-ban
Google Ireland Ltd. (Google Workspace)	Demó igénylések visszaigazoló és értesítő emailjeinek küldése (hello@medivox.hu)	EU (Írország) / globális
Cloudflare, Inc.	Bot- és spam-védelem (Turnstile) az űrlapokon	USA — SCCs alapján

A Medivox demó-jelentkezések CRM-tárolása saját, EU-n belül üzemeltetett, önhostolt rendszerben (Twenty CRM) történik — ez nem külső adatfeldolgozó, hanem az Adatkezelő saját infrastruktúrájának része.

Minden adatfeldolgozóval adatfeldolgozói szerződés (DPA) került megkötésre a GDPR 28. cikke alapján.

8. Google Calendar integráció és Google felhasználói adatok

A MediVox alkalmazás opcionális integrációt kínál a Google Calendar szolgáltatással, hogy a klinika Google-naptárát kétirányúan szinkronizálja a Medivoxban kezelt időpontokkal. A Google felhasználói adatok feldolgozása megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, ideértve a Limited Use („korlátozott felhasználás") követelményeit is.

8.1 Milyen Google felhasználói adatokhoz férünk hozzá

Amikor a klinika adminisztrátora összeköti a Google-fiókját a MediVox-szal, a következő OAuth hatókörökhöz (scope-okhoz) kérünk hozzáférést:

• https://www.googleapis.com/auth/calendar — olvasási és írási hozzáférés az összekötött Google-fiókhoz tartozó naptár(ak) eseményeihez.
• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — az összekötött Google-fiók e-mail címe.
• openid — a Google-fiók stabil azonosítója (a Google automatikusan hozzáadja).

8.2 Hogyan használjuk fel a Google felhasználói adatokat

• Naptár hatókör (auth/calendar): a klinika által kiválasztott Google-naptárban időpont-események létrehozása, frissítése, olvasása és törlése a Medivoxban foglalt, módosított vagy lemondott időpontoknak megfelelően. A szinkron kétirányú: a Google-naptárban közvetlenül végzett változtatások a Google push-értesítési webhookján keresztül visszaszinkronizálódnak a Medivoxba.
• E-mail hatókör és OpenID (userinfo.email, openid): a Medivox-felületen való megjelenítés, hogy melyik Google-fiók van éppen összekötve, valamint az integráció helyes Medivox-bérlőhöz (klinikához) történő társítása.

A Google felhasználói adatokat nem használjuk:

• reklámok kiszolgálására,
• mesterséges intelligencia- vagy gépi tanulási modellek (ideértve a harmadik fél LLM-, beszédfelismerő- vagy beszédszintézis-szolgáltatóit) tanítására, finomhangolására vagy értékelésére,
• a fent leírt naptár-szinkronizálási funkción kívüli bármely más célra.

8.3 Kivel osztjuk meg, kinek továbbítjuk a Google felhasználói adatokat

A Google felhasználói adatokat nem adjuk el, nem adjuk bérbe és nem cseréljük. Harmadik félnek a Google felhasználói adatokat kizárólag az alábbi esetekben továbbítjuk:

• A szolgáltatás működtetéséhez szigorúan szükséges infrastruktúra-adatfeldolgozóknak, nevezetesen a Hetzner Online GmbH (EU-ban üzemeltetett szerverhosting) részére. A Google felhasználói adatok ezen a rendszereken titkosítva (encryption at rest) kerülnek tárolásra. Ez az adatfeldolgozó a jelen tájékoztató 7. pontjában felsorolt adatfeldolgozók között szerepel.
• Jogszabályi kötelezettség alapján (bíróság vagy hatóság jogszerű megkeresése), illetve a MediVox, felhasználói vagy a nyilvánosság jogainak, tulajdonának vagy biztonságának védelme céljából.

A Google felhasználói adatokat nem továbbítjuk a MediVox AI-alvállalkozóinak (a beszédfelismerő, beszédszintézis és nagy nyelvi modellt szolgáltató partnereknek). Ezek a szolgáltatók kizárólag a hívás során a páciens által elmondott beszédet (hang) és a saját alkalmazás-logikánk által generált, strukturált időpont-metaadatokat kapják meg; soha nem férnek hozzá a Google-naptár események tartalmához, az összekötött Google-e-mail címhez vagy az OpenID-azonosítóhoz.

8.4 Megőrzés és törlés

A Google felhasználói adatokat csak addig őrizzük meg, amíg a klinika fenntartja a Google-integrációt. A klinika adminisztrátora az integrációt bármikor lecsatlakoztathatja a MediVox alkalmazás Beállítások → Integrációk menüpontjában; a Medivox hozzáférését emellett közvetlenül a https://myaccount.google.com/permissions oldalon is visszavonhatja. Lecsatlakoztatáskor a tárolt OAuth refresh tokent töröljük az adatbázisunkból; ezt követően a Medivox a klinika nevében nem hív több Google API-t. A korábban szinkronizált időpont-rekordokat a klinika normál működési nyilvántartásának részeként a 9. pontban meghatározott időtartamig megőrizzük.

8.5 Kapcsolat Google felhasználói adatokat érintő kérdésekben

A Google felhasználói adatokkal kapcsolatos kérdésekben vagy törlési kérelmekkel forduljon hozzánk: hello@medivox.hu.

9. Adattovábbítás

Az elsődleges adattárolás EU-n belüli szervereken (Hetzner, Németország/Finnország) történik. Az USA-ban székhellyel rendelkező adatfeldolgozók esetében az adattovábbítás jogalapját az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződéses feltételek (Standard Contractual Clauses, SCCs) biztosítják.

10. Adatmegőrzési időtartam

Adat típusa	Megőrzési idő
Hívás hangfelvételek	Feldolgozás után automatikusan törlésre kerülnek (max. 30 nap)
Demó igénylési adatok	6 hónap, vagy az érintett törlési kérelméig
Felhasználói fiók adatai	A szerződés időtartama + 5 év (számviteli kötelezettség)
Időpont-foglalási adatok	1 év, vagy a rendelő által beállított időtartam
Cookie-k	Lásd: Cookie szabályzat

11. Az érintett jogai

A GDPR alapján Ön az alábbi jogokkal rendelkezik:

• Hozzáférés joga (15. cikk) — tájékoztatást kérhet az Önre vonatkozó adatkezelésről
• Helyesbítés joga (16. cikk) — pontatlan adatai helyesbítését kérheti
• Törléshez való jog (17. cikk) — kérheti személyes adatai törlését
• Adatkezelés korlátozása (18. cikk) — kérheti az adatkezelés korlátozását
• Adathordozhatóság (20. cikk) — kérheti adatai géppel olvasható formátumban történő kiadását
• Tiltakozás joga (21. cikk) — tiltakozhat személyes adatai kezelése ellen
• Hozzájárulás visszavonása — hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén hozzájárulását bármikor visszavonhatja

Jogai gyakorlásához kérjük, forduljon hozzánk az info@medivox.hu e-mail címen. Kérelmét legkésőbb 30 napon belül teljesítjük.

12. Adatbiztonság

A személyes adatok védelme érdekében az alábbi technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazzuk:

• AES-256 titkosítás a tárolt adatokra
• TLS 1.3 titkosítás az adatátvitel során
• Hozzáférés-kezelés és naplózás
• Rendszeres biztonsági felülvizsgálat

13. Felügyeleti hatóság

Amennyiben úgy ítéli meg, hogy az adatkezelés sérti a GDPR rendelkezéseit, panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH):

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Telefon: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Weboldal: https://naih.hu

14. A tájékoztató módosítása

Az Adatkezelő fenntartja a jogot jelen tájékoztató módosítására. A módosításokról a weboldalon keresztül tájékoztatjuk az érintetteket. A tájékoztató aktuális változata mindig elérhető a medivox.hu/adatvedelmi-tajekoztato címen.